現代商業社會步伐不斷加快，員工技術更諳熟；如何管理大量企業內容挑戰，亦隨之迅速轉變。每天，知識型員工要處理大量電子檔案與紙張內容，已承受巨大壓力。為了應付超出負荷的資訊量，資訊型員工均講求簡單易用的解決方案，以即時獲可供決策的商業資訊。員工亦須從移動設備，以全天候，每周7天*每天7*24小時，隨時隨地可存取企業的內容。

儘管工作的新需求湧現，不少組織仍無法快速有效，存取整體共用的資訊。根據Gartner， Inc.的調查報告，一般員工花了三至四成時間創建、搜索、檢索、整理和組織文件。處理大量文件的企業，員工用於尋找資訊時間，正嚴重影響決策過程，阻礙組織作出更敏捷反應，並削弱了競爭優勢。

為了縮短決策時間，確保文件內容精確，簡化全體企業獲取業務關鍵的知識，必須建立能夠行之有效的系統，以便可安全管理、組織和分享文件。

現代化的文件管理系統（DM）方案，須不單減少企業存儲和管理內容的時間與複雜程度，能夠在適當內容中，及時找到關鍵資訊，可有助在競爭取得優勢。同等重要的是，現代DM解決方案有助累積知識，發掘出更多業務價值，並確保資訊管治方式；既安全又穩妥，取得各方面平衡。

最後，全面解決方法必須具能力將DM功能，擴展至當前企業所熟悉的內容創建和生產力工具，以盡量降低培訓成本，鼓勵了用戶採納。採用現代DM方案，可有效提高組織業務靈活性，縮短用戶反應時間，提高員工生產力，可安全地管理內容，亦可更具意義地利用內容。