现代商业社会步伐不断加快 ， 员工技术更谙熟 ； 如何管理大量企业内容挑战，亦随之迅速转变。 每天，知识型员工要处理大量电子档案与纸张内容，已承受巨大压力。 为了应付超出负荷的信息量，信息型员工均讲求简单易用的解决方案，以实时获可供决策的商业信息。 员工亦须从移动设备，以全天候，每周7天*每天7* 24小时，随时随地可存取企业的内容。

尽管工作的新需求涌现 ， 不少组织仍无法快速有效 ， 存取整体共享的信息。 根据Gartner， Inc.的调查报告，一般员工花了三至四成时间创建、搜索、检索、整理和组织文件。 处理大量文件的企业，员工用于寻找信息时间，正严重影响决策过程， 阻碍组织作出更敏捷反应，并削弱了竞争优势。

为了缩短决策时间，确保文件内容精确，简化全体企业获取业务关键的知识，必须建立能 够 行之有效的系统，以便可安全管理、组织和分享文件。

现代化的文件管理系统（ DM）方案，须不单减少企业存储和管理内容的时间与复杂程度，能够在适当内容中 ，及时找到关键信息，可有助在竞争取得优势。 同等重要的是，现代DM解决方案有助累积知识，发掘出更多业务价值 ，并确保信息管治方式；既安全又稳妥， 取得各方面平衡。

最后，全面解决方法必须具能力将 DM功能，扩展至当前企业所熟悉的内容创建和生产力工具，以尽量降低培训成本，鼓励了用户采纳。 采用现代DM方案，可有效提高组织业务灵活性，缩短用户反应时间， 提高员工生产力 ， 可安全地管理内容，亦可更具意义地利用内容。